当社の個人情報に関する取扱いについて

（当社の個人情報保護に関する基本方針）

 

1. 基本方針

当社は、個人情報保護の重要性に鑑み、保険代理店業務に従事するすべての者がその責任を認識し、個人情報の保護に関する法律、保険業法、金融庁監督指針、その他関連法令・ガイドラインおよび所属保険会社の定める規程等を遵守して、個人情報を適正に取り扱います。また、個人データの安全管理について必要かつ適切な措置を講じ、継続的に見直し、改善します。

 

2. 個人情報の取得

当社は、十分な安全管理措置を講じたうえで、業務上必要な範囲で、適法かつ公正な手段により個人情報を取得します。電話、面談、Webフォーム、メール、LINE、オンライン相談、保険会社システム、申込書、事故受付、保険金請求支援、録音・文字起こし等により個人情報を取得することがあります。

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3. 個人情報の利用目的

当社は、取得した個人情報を、以下の目的の達成に必要な範囲で利用します。

• 損害保険、生命保険、少額短期保険、企業向け保険、企業型確定拠出年金その他当社取扱商品・サービスの案内、提案、見積、比較推奨、契約締結、契約管理、更新、保全、異動、解約、事故受付、保険金請求支援およびこれらに付随する業務。

• 本人確認、意向把握、適合性確認、重要事項説明、比較推奨理由、募集経緯、面談記録、顧客対応履歴、苦情・相談、紛争防止およびコンプライアンス確認。

• 取扱保険会社から委託を受けた損害保険、生命保険およびこれらに付帯・関連するサービスの提供等、各社の業務の遂行に必要な範囲での利用。取扱保険会社の利用目的は、当社ホームページの取扱保険会社一覧または各社ホームページをご確認ください。

• 電話、面談、オンライン相談、Webフォーム、メール、LINEその他の連絡手段による問い合わせ対応、資料送付、予約、アフターフォロー、事故・契約・満期・手続に関する連絡。

• 応対品質の向上、募集品質管理、従業者教育、内部点検、監査、所属保険会社による代理店管理・点検への対応。

• 当社の業務管理、顧客管理、事故管理、満期管理、タスク管理、システム管理、セキュリティ管理、業務改善、統計分析。ただし、統計分析に利用する場合は、個人を識別できない形に加工するなど必要な措置を講じます。

• 法令、監督官庁、所属保険会社、協会基準、裁判・調停・紛争対応その他正当な理由に基づく対応。

上記利用目的を変更する場合は、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲で行い、変更内容を本人に通知し、または当社ホームページ等で公表します。

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4. 録音・文字起こし・AIによる要約等

当社は、面談、電話、オンライン相談、事故受付その他顧客対応において、応対品質の向上、保険募集内容の確認、意向把握、比較推奨、契約手続、事故対応、保険金請求支援、面談記録の作成、紛争防止およびコンプライアンス確認のため、必要な範囲で通話・面談内容を録音、文字起こし、要約、記録化することがあります。

当社は、業務効率化および記録作成支援のため、生成AIサービスその他のAIツールを利用する場合があります。この場合、当社が定めるAI利用ルールに基づき、個人情報、事故情報、医療・健康情報、証券番号、本人確認資料等の入力を原則禁止し、利用する場合は匿名化、マスキング、承認済みサービスの利用、人による確認その他必要な安全管理措置を講じます。

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5. センシティブ情報の取扱い

当社は、要配慮個人情報ならびに労働組合への加盟、門地、本籍地、保健医療、性生活に関する情報その他法令・ガイドライン上慎重な取扱いが求められる情報（以下「センシティブ情報」といいます。）について、法令・ガイドラインで認められる場合または本人の同意がある場合を除き、取得、利用または第三者提供を行いません。保険募集、告知、保険金請求、事故対応等で必要となる場合は、必要最小限の範囲で取り扱います。

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6. 個人データの第三者提供および第三者からの取得

当社は、以下の場合を除き、あらかじめ本人の同意なく個人データを第三者に提供しません。

1. 法令に基づく場合。

2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要があり、本人の同意を得ることが困難である場合。

3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要があり、本人の同意を得ることが困難である場合。

4. 国の機関、地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに協力する必要があり、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合。

5. 学術研究機関等に提供する場合で、当該学術研究機関等が学術研究目的で取り扱う必要があり、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがない場合。

6. 保険契約の引受、維持管理、保険金支払、再保険、共同保険、事故対応、修理・鑑定・医療照会、法令対応等のため、所属保険会社、他の保険会社、共済、損害保険料率算出機構、医療機関、修理業者、鑑定人、弁護士、税理士、社会保険労務士、金融機関その他関係先に対し、利用目的の範囲内で提供する場合。

当社は、個人データを第三者に提供し、または第三者から取得した場合、法令で定める事項を確認し、必要な記録を作成・保存します。

 

7. 外部委託・外部サービスの利用

当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いの全部または一部を外部に委託し、またはクラウドサービス、オンラインストレージ、Webフォーム、業務アプリ、AIサービス等の外部サービスを利用することがあります。この場合、委託先またはサービス提供者の安全管理措置、秘密保持、目的外利用禁止、再委託、漏えい時対応、契約終了時の削除・返却等を確認し、必要かつ適切な監督を行います。

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8. 外国にある第三者への提供・国外での取扱い

当社が外国にある第三者に個人データを提供する場合は、法令に基づき、本人への情報提供、本人同意、提供先の安全管理措置の確認その他必要な措置を講じます。また、外部サービスの利用に伴い、個人データが国外のサーバーで保存・処理される可能性がある場合は、当社の外部サービス管理ルールに基づき確認・管理します。

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9. 個人データの安全管理措置

当社は、個人データの漏えい、滅失または毀損の防止その他個人データの安全管理のため、以下の措置を講じます。

１．基本方針・規律の整備

個人情報保護方針および個人情報等取扱規程を整備し、取得、利用、保存、移送、廃棄、漏えい等対応、AI・外部サービス利用に関するルールを定めます。

２．組織的安全管理措置

個人情報管理責任者の設置、取扱状況の点検、アクセス権限管理、漏えい等対応体制、外部サービス管理台帳の整備を行います。

３．人的安全管理措置

従業者への教育・研修、秘密保持誓約、退職時の権限削除、AI・録音・クラウド利用に関する周知を行います。

４．物理的安全管理措置

書類・外部媒体の施錠保管、持出制限、端末管理、廃棄時の裁断・溶解・完全消去等を行います。

５．技術的安全管理措置

ID共有禁止、強固なパスワード、多要素認証、アクセス制御、通信暗号化、ウイルス対策、端末ロック、バックアップ等を行います。

６．外部環境の把握

クラウド、AI、外部サービスを利用する場合、個人データの保存・処理場所、アクセス、再委託、学習利用の有無等を確認し、必要な安全管理措置を講じます。

 

10. 匿名加工情報等

当社が匿名加工情報を作成する場合は、法令で定める基準に従って適正な加工を行い、削除した情報や加工方法に関する情報の漏えい防止措置を講じ、作成した匿名加工情報に含まれる情報の項目を公表し、本人を識別するための行為を行いません。匿名加工情報を第三者に提供する場合は、提供する情報の項目および提供方法を公表し、提供先に匿名加工情報であることを明示します。

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11. 開示・訂正・利用停止等の請求

当社が保有する個人データについて、本人または代理人から開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去、第三者提供停止、第三者提供記録の開示等の請求があった場合、本人確認を行ったうえで、法令に従い対応します。保険会社から委託を受けて取り扱う個人データについては、所属保険会社と連携して対応します。

 

保険事故に関するご照会については、上記窓口のほか、保険証券に記載の事故相談窓口にもお問い合わせいただけます。

 

12. 改定

当社は、法令、監督指針、所属保険会社の指示、業界基準、AI・クラウドサービスの利用状況等を踏まえ、本方針を適宜見直し、改定します。改定した場合は、当社ホームページ等で公表します。

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　当社に対し保険募集業務の委託を行う保険会社の利用目的は
当社ホームページの取扱保険会社に記載先、各社のホームページに掲載してあります。

 

【お問い合わせ窓口】

株式会社　信興グッドフェイス
代表取締役　日髙　岳

〒884-0002　宮崎県児湯郡高鍋町北高鍋９５７番地
電話番号：0983-22-3336（受付時間：9時～17時）

HP：https://www.skgf-ins.com/　E-mail：skgf.hidaka@gmail.com